Come organizzare la lista invitati del matrimonio

Partite da una lista senza filtri

Scrivete tutti i nomi che vi vengono in mente, ognuno per conto suo, poi mettete insieme le due liste. Tagliare viene dopo: se tagliate mentre scrivete, vi dimenticate qualcuno.

Dividete i nomi in gruppi (famiglia di uno, famiglia dell’altra, amici, colleghi): vi aiuterà sia a fare i conti sia a pensare ai tavoli.

Una riga per ogni nucleo

Le partecipazioni si mandano per famiglia o per coppia, quindi conviene una riga per nucleo con il numero di persone accanto. “Famiglia Rossi, 4 persone” si gestisce meglio di quattro righe separate, e il totale lo ottenete sommando la colonna.

• Nome del nucleo o della persona
• Numero di persone, bambini compresi
• Email o telefono per i promemoria
• Note: intolleranze, tavolo, chi accompagna chi

Fare i tagli con un criterio

Quando il totale supera il budget o la capienza della location, scegliete una regola e applicatela a entrambe le famiglie, per esempio solo i colleghi più stretti oppure niente accompagnatori per chi non ha una relazione stabile. Quando una zia vi chiederà perché il cugino non è invitato, avrete una risposta che vale per tutti.

Tenere traccia delle risposte

Ogni riga ha uno stato che cambia nel tempo: da sentire, viene, in forse, non viene. Al ristorante serve il numero di persone, quindi sommate quella colonna e non contate le righe.

Su Sposiamoci la lista invitati sta nella dashboard e si può importare da un modello Excel. Quando un invitato conferma dal sito, la lista vi suggerisce lo stato da aggiornare e voi lo applicate con un clic.

Quando chiudere la lista

La lista si chiude davvero solo quando il ristorante vi chiede il numero definitivo, di solito due o tre settimane prima. Fino a quel momento lasciate in “in forse” chi non ha deciso, e scrivete a chi non ha risposto qualche giorno dopo la scadenza delle conferme.